Google G Suite eller Office 365

Få et hurtigt overblik over forskelle, fordele, ulemper og gevinster ved Google G Suite Education og Microsofts Office 365.

Sammenligning af Apps

* Hvor Google håndterer det personlige lager tillige med deling af mapper på tværs af brugergrupper inden for Google Drev, har Microsoft valgt at opdele i hhv. et personligt lager (OneDrive) og et delt lager (håndteres inden for rammen af Sharepoint).

Samarbejde med MS Officepakker mv.

Office 365 Education kan suppleres med Officepakken, hvilket tilføjer skyens fleksiblitet med Officepakkens overlegne faciliteter på kontorpakken. Du vælger selv, om du vil benytte den fulde officepakke på din computer og tablet eller onlineudgaven. Fra onlineprogrammerne kan du med et enkelt klik åbne et aktuelt dokument i Officepakken (Desktopudgave). Dette forudsætter licens, som Microsoft stiller til rådighed for elever og ansatte til fordelagtige priser. Kontakt SkoleIT for aktuelle priser.

Officepakken og øvrige officeprogram-pakker kan imidlertid anvendes med fordel i sammenhæng med hhv. desktop-applikationerne “Google Drev” og “OneDrive”. Du kan således åbne og gemme dokumenter til og fra en mappe på computeren, som løbende synkroniseres til skyen, på samme måde som man kender det fra det populære Dropbox. Dette gør det muligt at opfylde krav i fællesmål i forbindelse med fx spalter og orddeling.

Tilgængelighed og ibrugtagning

For brugeren er Google G Suite og Office 365 begge relativt let tilgængelige cloudløsninger ved første øjekast. Vores oplevelse er imidlertid, at Googles interaktionsdesignere har en større fornemmelse for at hjælpe brugeren på vej i tilegnelsen af nye funktioner og opsætning af mere avancerede funktioner. I skrivende stund er stabiliteten og responstiden bedre hos Google end Microsoft.

Office 365 er i praksis en sammenføjning af de tidligere enterpriseløsninger Microsoft Exchange, Sharepoint og Skydrive. Dette skinner særligt igennem i form af behovet for opsætning af et Sharepoint teamsite, hvor avancerede Microsoft-parametre må inddrages i forbindelse med delte mapper og fildeling mellem grupper – ansatte, elever, klasser og lignende. Det er særligt her, at Google fremstår mere smidig og elegant i sin konstruktion.

OneDrive benyttes grundet en særegen konstruktion primært som personligt lagerplads og ad hoc individuel deling mellem brugere eller fra en bruger til en gruppe.

Google Cloudprint

Google gør det muligt at printe til skolens netværksprintere via servicen Google Cloudprint. SkoleIT G Suite leveres med Cloudprint i sammenhæng med SkoleITs Netværksløsning. Forhør omkring alternative printløsninger i relation til Office 365-løsning.

Udfordringer med delte maskiner

Google G Suite og Office 365 kan benyttes på delte enheder såsom klassesæt af laptops, så længe man primært benytter sig af onlineportalerne og de programmer, som er tilgængelige her. Google Drev- samt OneDrive-applikationen er imidlertid ikke hensigtsmæssige, da disse bindes op mod den aktuelle brugerprofil – det pågældende brugerlogin på computer eller tablet.

Det samme gælder ved brug af MS Officepakkens programmer i forbindelse med Office 365. Her skal brugeren nemlig logge ind med personligt brugernavn og kode, for at programmerne kan synkronisere med skyen. Problemet heri består i, at hvis brugeren glemmer at logge ud af f.eks. MS Word efter maskinen forlades, vil den næste bruger have direkte adgang til den forrige brugers data. Problemet forværres, hvis ansatte og elever benytter de samme maskiner.

Løsningen her er, at eleverne enten medbringer deres egne enheder, eller at der etableres et omstændeligt domæne med separate brugere og tunge profiler. Vi mener, at tiden er løbet fra sidstnævnte på skoler.

Udvidelsesmuligheder

Både Google Suite og Office 365 muliggør tilføjelse af tillægsapplikationer. Vær opmærksom på, hvilke produkter du ønsker at benytte i forhold til kompatibilitet med den cloudløsning, du vælger.

Konklusion

En bedømmelse af de to cloudløsninger afhænger af, hvor fokus lægges – det endelige valg af konkrete forventninger og givne forudsætninger.  Centralt for begge løsninger er, at cloudteknologien ophæver rummet som afhængigt for samarbejde. De kollaborative teknologier engagerer flere i kraft af det sociale element, der tilføres ved, at flere kan arbejde samtidigt i et og samme dokument, regneark etc. uafhængigt af, om elever og undervisere sidder med en computer, tablet/phablet eller blot en smartphone.  Hverken Google G Suite eller Office 365 håndterer spalter og automatisk orddeling online.

Nedenfor fremhæver vi elementer, vi har bemærket i vores arbejde med henholdsvis Google G Suite Education og Microsoft Office 365 Education.

Google G Suite – Education

Fordele

• Intuitiv brugerflade
• Redigering af MS Office-dokumenter online uden at konvertere til Google format
• Beskæring af billeder i dokumenter
• Google Drev understøtter i høj grad inddragelse af MS Officepakke
• Nem konvertering fra diverse dokumentformater til Google-format
• Mange tredjeparts applikationer og plugins såsom Lucidchart, Lucidpress, Pixlr, Realtimeboard
• Google Classroom – stærkt og let anvendeligt værktøj for classroom management
• Fuld understøttelse af Chromebook – Google OS
• Gode og intuitive apps til iOS og Adroid
• Online printløsning gør det muligt at printe fra alle enheder uden installation af printer

Ulemper

• Understøtter ikke WordMat
• Google Dokumenter: Mangler automatisk orddeling

Office 365 – Education

Fordele

• Mulighed for gratis at give MS Officepakke til ansatte og elever (forudsætter lejeaftale på OVS eller CSP – [email protected] / 4358 4575 for priser)
• Direkte integration mellem Office Online applikationer og desktop Officepakken
• Office 365 Teams samler værktøjer og løfter den samlede brugeroplevelse
• Flere kan arbejde i samme dokument direkte fra desktop-version af officepakken i næsten realtid
• Oplæsning på dansk fra dokumenter Online og Desktop
• OneNotes fleksible og dynamiske notatværktøj findes ikke tilsvarende i Google G Suite
• Gode og intuitive apps til iOS og Adroid med god sammenhæng til Onedrive og Sharepoint

*Særlige forudsætninger – kontakt SkoleIT for yderligere info.

Ulemper

• Word Online: Manglende spalter og automatisk orddeling
• Diktering endnu ikke på dansk