Brugerhåndtering af elever og ansatte
Når du foretager brugerændringer i STIL’s brugeradministration for UNI-Login (www.brugeradministration.emu.dk), bliver de automatisk synkroniseret med SkoleIT Cloud og dermed din skoles IT-system. Hvis I bruger Google G Suite/Office 365, vil brugerændringerne også gå automatisk igennem her.
Synkroniseringen mellem brugeradministrationen for UNI-Login , SkoleIT Cloud og Google G Suite/Office 365 betyder, at skolens bruger kun behøver sit UNI-Login til at logge på:
- Internetsider med UNI-Login (f.eks. digitale prøver)
- Skolens trådløse netværk
- Google G Suite/Office 365
Adgangen afhænger af brugerens status på brugeradministrationen for UNI-Login – dvs. om brugeren er oprettet, flyttet, deaktiveret eller slettet.
Oversigt over status og brugerændringer
Oprettet
Når en skole opretter brugere i brugeradministrationen for UNI-Login, bliver brugerne automatisk oprettet på SkoleIT Cloud og Google G Suite/Office 365. Det sker inden for cirka 45 minutter, hvis ændringerne er lavet i dagtimerne mellem kl. 6 og 17. Skolen modtager herefter en mail med brugernes kontooplysninger, klar til at printe ud og udlevere til de nye brugere.
Bemærk:
Nyoprettede ansatte bliver IKKE oprettet på Google G Suite/Office 365, før skolen har udfyldt formularen på denne side.
Af sikkerhedsmæssige årsager bliver brugere oprettet med en nulstillet UNI-Loginkode (deres standardkode) på SkoleIT Cloud og i Google G Suite/Office 365. Det betyder, at hvis brugerne tidligere har haft ændret deres adgangskode, kan den nye kode ikke benyttes på skolens trådløse netværk eller til Google G Suite/Office 365, før brugeren ændrer sin adgangskode på ny.
Når brugeren har ændret eller fremover ændrer sin standard UNI-Loginadgangskode, bliver den nye kode automatisk synkroniseret med både SkoleIT Cloud og Google G Suite/Office 365 (det står yderelige forklaret i det personlige brev til brugeren, som skolen modtager pr. mail).
Her kan du se, hvor lang tid der går, fra brugeren har ændret sin standardkode, og til den nye kode træder i kraft:
| Skolens IT | Tid til adgang |
| Internetsider med UNI-Login (f.eks. digitale prøver) | ca. 15 min. |
| Skolens trådløse netværk | ca. 15 min. |
| Google G Suite | ca. 30 min. |
| Office 365 | op til 15 timer |
Flyttet
Hvis en bruger (f.eks. en elev) bliver flyttet fra en klasse til en anden klasse i brugeradministrationen for UNI-Login, vil brugeren automatisk blive flyttet til den korrekte klasse på SkoleIT Cloud og i Google G Suite/Office 365. Det sker inden for cirka 45 minutter, hvorefter skolen modtager en mail med en liste over flyttede brugere.
Umiddelbart vil en flytning af en bruger ikke have den store betydning for brugeren. Hvis skolen benytter Google G Suite/Office 365, vil brugeren dog først få adgang til de e-mails, dokumenter mm., der sendes og deles med en specifik klasse, når brugeren er blevet flyttet til denne klasse (jævnfør tidsangivelse i tabel ovenfor).
Deaktiveret
Hvis brugere bliver slettet i brugeradministrationen for UNI-Login, bliver de automatisk deaktiveret på SkoleIT Cloud. Efter 5 dage modtager skolen en mail med en liste over de brugere, der vil blive deaktiveret. Efter yderligere 5 dage deaktiveres brugerne.
Når en bruger bliver deaktiveret på SkoleIT Cloud, har det følgende betydning for brugeren:
| Skolens IT | Adgang |
| Internetsider med UNI-Login (f.eks. digitale prøver) | Ingen adgang |
| Skolens trådløse netværk | Ingen adgang |
| Office 365 | Adgang i 60 dage |
| Google G Suite | Adgang i 60 dage |
Brugeren har fortsat adgang til Google G Suite og Office 365 i 60 dage, så han eller hun har mulighed for at eksporterer sine data.
Elevers konti bliver slettet helt efter 90 dage fra afvikling af UNI-Login. Ansattes konti bliver IKKE slettet, før skolen giver tilladelse til det. I løbet af de første 60 dage modtager den ophørte ansatte eller elev hver 10. dag en mail med information om, at kontoen lukkes samt en vejledning i at eksportere data.
Når en elevkonto slettes, vil det ikke være muligt at genetablere kontoen eller dens data. Når en ansats konto suspenderes, har den ansatte ikke længere adgang til kontoen. SkoleIT kan dog genetablere kontoen/data, hvis der bliver behov for det.
Bemærk:
- Hvis du i særlige tilfælde ønsker en bruger slettet fra Google G Suite/Office 365 øjeblikkeligt, så kontakt SkoleIT.
- Hvis en bruger er blevet deaktiveret ved en fejl, skal du kontrollere, at brugeren er at finde i brugeradministrationen for UNI-Login. Hvis du ikke kan finde brugeren, skal du importere brugeren på ny. Hvis du kan finde brugeren, skal du kontakte SkoleIT.
Slettet
Når en bruger bliver slettet i brugeradministrationen for UNI-Login, vil brugeren automatisk blive slettet på SkoleIT Cloud. Det sker efter 30 dage, hvorefter skolen modtager en mail med en liste over slettede brugere.
Når en bruger bliver slettet på SkoleIT Cloud, har det følgende betydning for brugeren:
| Skolens IT | Adgang |
| Internetsider med UNI-Login (f.eks. digitale prøver) | Ingen adgang |
| Skolens trådløse netværk | Ingen adgang |
| Google G Suite/Office 365 | Ingen adgang * |
*Brugeren har ikke længere adgang til Google G Suite/Office 365. Når en elevkonto slettes, vil det ikke være muligt at genetablere kontoen/data. Når en ansats konto suspenderes, har den ansatte ikke længere adgang til kontoen. SkoleIT kan dog genetablere kontoen/data, hvis der bliver behov for det.
Hvis du ønsker en tidligere ansat fuldstændig slettet fra Google G Suite / Office 365, så kontakt SkoleIT.
Bemærk:
Skolen kan ikke genbruge en tidligere ansats initialer, så længe denne er aktiv i Google G Suite/Office 365.